Tout y était, nous avons donc procédé. Tout au long de la rencontre, mes collègues étaient conscients du temps qui passait et faisaient attention de ne pas passer trop de temps sur chacun des éléments afin que nous puissions couvrir tous les points dans les délais. De cette façon, nous étions en mesure d’avancer à un bon rythme, d’apporter des solutions, prévoir un plan d’action et de suivi concrets. Lorsque la rencontre prit fin, nous étions tous satisfaits des sujets discutés, des conclusions et des actions à entreprendre pour arriver à atteindre nos objectifs. Sans conflit, sans pointage de doigt, sans accusations, sans bisbille, cette réunion a suivi son cours avec aisance et nous a permis d’avancer nos idées dans le respect en évitant toute frustration inutile.
J’entends souvent les gens raconter leurs expériences lors de meetings d’affaires et principalement la perte de temps, l’inefficacité et la frustration sont ce qu’ils retiennent de cette activité. Ce genre de résultat est obtenu depuis plusieurs années et semble nuire à l’avancement de l’entreprise. Il est impératif de revoir la structure des réunions si cette situation s’applique dans votre entreprise, car les conséquences peuvent être néfastes. À la longue les employés ont tendance à devenir réticents et tentent de fuir ce genre de rencontre.
Il est impératif de commencer par établir la durée de la rencontre et de s’y tenir en établissant un horaire détaillé. Pour s’assurer que cet agenda soit respecté, il est primordial de nommer un responsable du chronomètre. Chacun des éléments qui est à couvrir doit être restreint par un lapse de temps précis et lorsque ce temps est écoulé, il faut en venir à une conclusion constructive pour ensuite passer au prochain point. Lorsque le temps alloué à la réunion prend fin dans 5 minutes, il sera temps de faire ressortir les conclusions de la discussion et les actions concrètes à entreprendre.
Si possible, une personne prendra des notes et fera un compte rendu pour l’ensemble des participants. Cette personne notera entre autres les responsabilités de chacun et les échéanciers des projets suite aux recommandations. En structurant efficacement vos réunions, vous observerez une économie substantielle de temps et d’argent. Ainsi vous serez en mesure de faire avancer les projets de l’entreprise plus rapidement et avec un système de suivi vous pourrez quantifier les améliorations.
