Certaines personnes maîtrisent plus aisément l’art de
la présentation orale et visuelle que d’autres. Ces personnes semblent s’amuser
et ne pas vivre plus de stress que s’ils discutaient de tout et de rien en
compagnie de bons amis. Ce ne sera peut-être jamais aussi naturel pour vous que
pour ces personnes, mais ces quelques principes de base et un peu de pratique
vous permettront d’atteindre un niveau de confort plus élevé. Vos présentations
deviendront intéressantes et convaincantes et vous atteindrez plus facilement
vos objectifs.
L’ÉTAPE CLÉ : LA PRÉPARATION
Avant même de décider quel support de présentation
vous utiliserez, vous devez planifier votre présentation; c’est-à-dire bien
cerner votre sujet, déterminer à qui vous vous adressez et établir les objectifs
à atteindre. N’oubliez pas que le sujet de votre présentation est une histoire
que vous devez raconter. Pour capter l’intérêt de votre public, vous devez bien
la raconter et créer un lien avec celui-ci. Les moyens que vous utiliserez pour
illustrer votre propos sont des supports; ils ne remplaceront pas votre
présence sur scène ni la qualité de votre prestation orale.
Une fois cette étape franchie, demandez-vous ou
renseignez-vous sur les attentes de votre public cible. Un même sujet sera
traité différemment selon que vous vous adressez à la haute direction de votre
entreprise, à des étudiants ou à des collègues. Votre plan de travail, les
supports visuels choisis et la façon dont vous déclinerez votre sujet dépendront
de cet aspect. Tout au long de cette étape, ne perdez pas ces informations de
vue. Je vous recommande d’écrire dans l’entête de votre plan, le sujet sur une première ligne ainsi que le
temps qui vous est alloué, le type de public sur une seconde ligne, deux ou trois
points d’intérêt sur une troisième ligne et un maximum de trois objectifs à
atteindre sur des lignes subséquentes. En les ayant sous les yeux, cela vous
évitera de vous égarer.
Nouvel espace collaboratif en
ligne pour les employés (30 minutes) (sujet et temps)
Vice-présidents et directeurs de l’entreprise (auditoire)
Coûts, étapes, avantages,
ressources (Points d’intérêt)
Faire découvrir les nombreux
avantages (objectif 1)
Informer l’auditoire des étapes pour
la mise en place de cet outil (objectif 2)
Justifier les coûts et les
ressources nécessaires au projet (objectif 3)
À présent, vous savez de ce dont vous allez parler, ce
qui intéresse votre auditoire et vous avez déterminé les objectifs poursuivis
par cette présentation. Il vous faut maintenant développer le contenu de votre
présentation. N’oubliez pas que vous disposez d’un temps déterminé pour votre
prestation. Mieux vous serez préparé et structuré, mieux vous gérerez
votre stress et sentirez que vous maîtrisez la situation. Si votre auditoire
sent que vous êtes en pleine possession de vos moyens, non seulement il sera
plus attentif, mais il vous pardonnera plus facilement de petites erreurs de
parcours.
Segmentez votre présentation à partir des objectifs
que vous avez déterminés pour en faire des sections ou questions à traiter. Ces
points vous serviront de repère pour votre présentation orale. Ils serviront aussi
à créer votre diapositive ou planchette « contenu de présentation » selon le
type de support que vous utiliserez. Au besoin, subdivisez à nouveau chacune
des sections en idées secondaires ou prévoyez des schémas ou des tableaux pour
venir renforcer vos propos. Votre plan étant terminé, vous êtes prêt à choisir
la plateforme de présentation la plus appropriée selon les équipements qui
seront mis à votre disposition.
Pour vérifier que votre présentation vous permettra de
vraiment atteindre vos objectifs, faites-lui passer le « test de David
Belasco ». David Belasco était est un dramaturge, directeur et acteur de
théâtre. Il est mort en 1931. Au cours de sa carrière, il a mis en scène ou
produit plus de cent pièces et comédies musicales. Il avait mis au point une
technique simple, mais efficace. Si l’idée principale d’une pièce peut être
décrite en quelques phrases au dos d’une carte de visite, c’est que les idées
sont claires pour vous; l’histoire sera donc bien racontée. C’est la même chose
pour votre présentation. Si vous pouvez résumer l’essentiel de votre
présentation et l’écrire au dos d’une carte de visite, c’est que votre
présentation sera claire et concise.
If you can’t write your idea on the back of my
calling card, you don’t have a clear idea. ̶ David Belasco
SUPPORTS VISUELS ET LOGICIELS DE PRÉSENTATION
Le support de présentation visuel le plus communément
utilisé est certainement PowerPoint.
Bien utilisé, c’est un outil formidable, ludique et interactif. Il existe
d’autres plateformes intéressantes comme Prezi,
Sliderocket, Adéquat’ SLIDESHOW ou Slide
Effect. La plupart des logiciels sont à un coût abordable. Pour ma part,
j’ai une préférence pour PowerPoint, Prézi et Slide Effect. Je les trouve relativement
simple à utiliser et ils offrent suffisamment de souplesse et de performance
pour créer des présentations qui peuvent être spectaculaires lorsqu’on les a
bien en main.
Si vous n’êtes pas certain d’avoir un accès à Internet
à haute vitesse, tenez-vous-en à PowerPoint. Une connexion trop lente risque de
causer des délais dans le chargement des images et de donner un rendu saccadé.
Vous perdrez un peu de l’intérêt de votre auditoire et cela risque de vous
distraire et de vous faire perdre votre assurance. Si vous choisissez
PowerPoint, plusieurs gabarits s’offrent à vous.
ÉLABORATION DE VOTRE PRÉSENTATION
Vous êtes maintenant prêt à développer votre
présentation. Concentrez-vous sur l’information qui répondra aux attentes de
votre auditoire et qui vous permettra d’atteindre vos objectifs de
présentation. Voici les éléments-clés d’une bonne présentation :
- La
qualité visuelle a autant d’impact que la qualité du contenu. Utilisez de
préférence le modèle que votre organisation met à votre disposition s’il
existe, car il est généralement bâti en respectant l’identité visuelle de
l’entreprise ou de l’organisme. Si ce n’est pas le cas, choisissez un modèle
qui reflétera le mieux votre sujet. - Adoptez
un thème visuel cohérent et homogène. Ne passez pas d’un thème à un autre à
moins d’être certain qu’ils se marient bien. - Faites
des phrases courtes. - Évitez
la surcharge informationnelle : utilisez des listes à puces. - Choisissez
des polices de caractères suffisamment grandes (18 ou 24 points pour les
titres, 16 points pour les sous-titres et 14 points pour le contenu). Un bon truc,
mettez votre présentation en mode présentateur et reculez d’environ un mètre.
Si c’est lisible à cette distance, ça devrait fonctionner sur écran géant. - Utilisez
de préférence un fond d’écran sombre avec des caractères pâles ou un fond pâle
avec une police de caractères foncée. Utilisez le moins d’effet d’ombrage
possible, ça rend souvent le contenu difficile à lire. - Laissez
des espaces blancs entre les idées. Votre présentation n’est pas la vedette,
c’est vous qui l’êtes. Plus vous mettrez d’information dans votre présentation,
moins l’attention sera centrée sur vous. C’est l’inverse que vous souhaitez.
Vous êtes le présentateur, la plateforme de présentation n’est qu’un support
pour rendre votre propos plus dynamique. - Utilisez
les animations et les transitions avec parcimonie. - Utilisez
des images de haute qualité. - Si
vous utilisez des vidéos, sauvegardez le fichier vidéo dans le même répertoire
que votre présentation. Si vous utilisez un autre ordinateur pour la
présentation, vous devez copier le fichier vidéo sans quoi votre vidéo ne
fonctionnera pas lors de votre présentation. - Utilisez
des tableaux et graphiques appropriés à votre présentation. N’utilisez que le
niveau de détail nécessaire. Trop de détails tuent l’information. - Vérifiez
régulièrement la séquence de votre présentation. C’est ainsi que vous pourrez vraiment
voir si votre présentation comporte une séquence naturelle et logique et si
elle comporte trop d’informations. - Pratiquez-vous
avant de faire votre présentation devant votre auditoire. - Je
jour J, surtout, ne lisez pas votre présentation. Racontez à votre auditoire
une bonne histoire que vous illustrerez à l’aide du contenu et du visuel intégrés
dans votre PowerPoint ou logiciel de présentation en ligne.
NE LAISSEZ PAS LE TRAC VOUS VOLER LA VEDETTE!
Prendre la parole en public est un excellent moyen de
rehausser votre visibilité et d’augmenter votre crédibilité, mais cela en
rebute plus d’un. Que faire si vous n’êtes pas un orateur né? Ne vous en faites
pas. Avec quelques trucs et de la pratique, vous vous en sortirez haut la main.
Plus vous maîtriserez votre sujet, moins vous serez
nerveux. Souvenez-vous que vous racontez une histoire. Imaginez-vous en train
de raconter une bonne histoire à des amis ou à votre conjoint ou conjointe. De
temps en temps, vous prenez quelques photos que vous avez choisies pour les
aider à mieux comprendre et imaginer ce que vous leur racontez. Comme vous avez
envie qu’ils comprennent et aiment votre histoire, vous prenez soin d’adapter
votre discours, d’utiliser un langage qu’ils comprennent et vous êtes à l’affût
de leurs réactions pour vous assurer qu’ils vous suivent bien et que vos
paroles ou images auront l’effet voulu.
Le principe est sensiblement le même devant un public.
Si vous avez pris le temps de bien approfondir la séquence de votre
présentation, de choisir des images et des graphiques qui soutiendront bien
votre propos, vous avez peu de risques de vous tromper. En étant bien préparé
et en regardant le principe de la présentation orale et visuelle comme une
bonne histoire à raconter, serez plus confiant. Pour le reste, c’est une
question d’état d’esprit et d’énergie.
- Si
possible, faites connaissance avec la salle avant l’heure de votre présentation. - Lorsque
se sera votre tour de prendre la parole, respirez à fond et entrez sur la scène
sans hésiter. Prenez quelques secondes pour bien vous imprégner de la salle. - Saluer
votre auditoire et présentez-vous avec simplicité, mais de façon claire, avec
une voix assez forte pour être bien entendue. Si vous sentez que votre débit s’accélère,
ralentissez, ça vous aidera à diminuer votre stress. Encore une fois, prenez le
temps de respirer. Ne prenez pas trop de temps à vous présenter et à vanter vos
exploits. Les gens ont envie de vous entendre raconter votre histoire. - Pensez
au plaisir de raconter votre histoire et faites-le avec passion. En un mot,
ayez l’air enthousiaste. - Quand
vous serez assez à l’aise, éloignez-vous du lutrin ou du bureau de
présentation. Le fait de vous déplacer maintient l’attention de votre public et
rend la présentation moins statique en plus de diminuer votre niveau de stress. - Personnalisez
le contenu. De temps en temps, adressez-vous à l’auditoire en ayant l’air de
leur faire une confidence. Il n’y a pas de mal à ponctuer le contenu de
quelques anecdotes personnelles et de quelques blagues. Faites preuve de
jugement, certaines choses ne se racontent pas ou ne se disent pas dans
certains contextes ou avec certains publics. - Renforcez
l’impact de vos paroles en faisant des pauses de quelques secondes lorsque vous
souhaitez que le public retienne une idée ou un concept. - Efforcez-vous
d’établir un contact visuel avec les personnes qui assistent à votre
présentation. Regarder dans le vague vous empêchera de créer un lien avec votre
auditoire. Imaginez que vous racontez une bonne histoire à votre beau-frère et
que vous regardez au-dessus de son épaule. Vous perdrez son attention, car il
se demandera ce que vous avez à regarder au-dessus de son épaule. Si vous le
regardez droit dans les yeux, vous capterez son attention. - Récapitulez en deux ou trois points après chaque
section pour permettre à votre auditoire de retenir les idées principales et
utilisez de bonnes transitions pour passer d’un point à l’autre. - Lors
de la période de questions, soyez courtois et professionnel. Écoutez
attentivement les questions, répondez avec le plus de clarté possible et soyez
aussi concis que possible. Si vous n’avez pas la réponse à la question, offrez
de faire une recherche et de répondre ultérieurement. Ne soyez pas mortifié de
ne pas connaître toutes les réponses. Cela peut arriver et vous n’avez pas la
science infuse. - Respectez
rigoureusement le temps alloué. Si la période de questions déborde, invitez les
gens à venir vous rencontrer après ou à communiquer avec vous ultérieurement. - Remerciez chaleureusement votre auditoire pour
leur temps et leur attention.
