Si oui, non seulement vous manquez à l’étiquette la plus élémentaire, mais cette mauvaise habitude est contreproductive et elle vous nuit. Beaucoup
de professionnels croient se comporter avec toute la courtoisie requise dans le
cadre de leurs fonctions. Pourtant, débordés, ils omettent souvent volontairement
de ne pas retourner leurs appels et messages courriel dans un délai de 24 à 48
heures. Pourquoi ce délai? Parce qu’au-delà de cet espace-temps, les gens qui
tentent de vous joindre risquent fort de vous relancer ou de s’impatienter.
Le
manque de temps ne peut vous servir d’excuse à longueur d’année. Ne pas
retourner ses messages est une mauvaise habitude, un manque de courtoisie et
cela incommode vos interlocuteurs. Vous vient-il à l’idée de négliger d’être à
l’heure à vos rendez-vous? Ne pas rappeler dans un délai raisonnable incommode
tout autant ceux qui attendent un retour de votre part. De plus, un appel ou un
courriel non répondu vient s’ajouter en double ou en triple à la liste des
tâches qui pèsent déjà souvent très lourd dans votre quotidien.
En
répondant dans un délai plus court, vous indiquez à votre interlocuteur qu’il
est important et que vous avez à cœur de satisfaire sa demande ou son besoin.
De plus, vous diminuez le stress insidieux causé par des tâches qui réapparaissent
inlassablement jour après jour jusqu’à ce que vous les accomplissiez. Les gens
qui tentent de vous joindre ne comprennent pas pourquoi vous ne leur rendez pas
leur appel ou pourquoi vous ne répondez pas à leur courriel. Certains, plus
tenaces, vous relanceront jusqu’à ce que vous répondiez.
D’autres,
offusqués par votre silence, se tourneront vers une autre source et resteront
avec une très mauvaise image de vous. Qu’importe le rang que vous occupez au
sein de l’entreprise qui vous emploie, la courtoisie est de mise. Si vous êtes
débordés, pourquoi ne pas acheminer la demande de votre interlocuteur à un
collègue en mesure de répondre? Si vous êtes constamment débordés et que vous
retournez que très irrégulièrement vos appels et messages courriel, peut-être
devez-vous revoir vos priorités ou votre organisation du travail…
Retourner
appels et courriels au fur et à mesure est aussi contreproductif que de les
accumuler. Ce que je suggère souvent aux gens qui me confient avoir du mal à
gérer leurs communications est de choisir au moins deux moments dans la journée
pour retourner les messages téléphoniques et électroniques. Les moments que je privilégie
lorsque je suis particulièrement débordée sont quelque quinze minutes avant l’heure
du dîner ou à la toute fin de la journée. L’avantage de choisir ces moments de
la journée est de vous obliger, ainsi que votre interlocuteur, à être concis et
à ne pas étirer inutilement l’échange.
Du coup, comme souvent les
communications que nous recevons génèrent de nouvelles tâches à celles déjà
existantes, cette façon de faire est également une occasion de revoir nos
priorités et de prendre le temps de reprendre notre souffle au milieu de l’ouragan
qui nous happe du matin au soir. Peu importe la stratégie, agissez en citoyen
du monde et faites en sorte qu’on ait une image agréable de vous. Les gens qui
vous contactent sauront qu’ils peuvent compter sur une réponse de votre part et,
de votre côté, vous vous sentirez plus en contrôle de votre quotidien.
