Vous arrive-t-il à la fin d’une journée de
constater avec dépit que vous avez à peine réussi à entamer le début de votre
longue liste de tâches à accomplir? Vous arrive-t-il d’avoir le sentiment d’avoir
couru toute la journée, mais de n’avoir rien fait? Le triste constat est que la plupart d’entre
nous courent bel et bien toute la journée,
mais la plupart du temps, nous nous épuisons bien plus que nous ne sommes
efficaces. La technologie a envahi nos espaces personnels et professionnels et,
mal utilisée, elle nuit davantage à notre rendement qu’elle ne l’augmente.
L’accès à une grande quantité d’information est
a priori positif. Cependant, les technologies modernes nous mettent en contact
avec cette information à une vitesse dépassant largement la capacité humaine à
la traiter. Cela crée une surcharge de données qui se heurtent aux portes de
notre cerveau qui les traite par milliers à chaque seconde. Bombardés ainsi
plusieurs heures par semaine par une abondance d’information, nous terminons
souvent nos semaines de travail épuisés. Ce n’est pas étonnant! Le traitement
de l’information par notre cerveau représente 15 à 20 % de la dépense
énergétique totale de notre corps et c’est ce qui consomme le plus d’énergie cérébrale.
L’entraînement intensif que nous faisons subir
à votre cerveau chaque jour alors que nous déchiffrons, traitons, lisons et répondons
à des dizaines de courriels, messages texte, appels téléphoniques, questions de
nos collègues, patron, employés, fournisseurs, clients… finissent par faire
diminuer notre niveau d’attention et notre capacité de concentration. Notre
rendement diminue et nous finissons par courir bien plus que nous ne produisons
véritablement.
Le grand coupable ? Il est difficile de
savoir si c’est le stress provoqué par la surcharge d’information poussées à vitesse
grand V par tous ces appareils technologiques qui nous fait perdre toute
capacité à structurer notre espace de travail et à contrôler le flux d’information
que nous recevons ou si c’est la surcharge d’information qui provoque davantage
de stress. Quoi qu’il en soit, s’il est très difficile de combattre la
surinformation, nous pouvons apprendre à mieux la contrôler en résistant à la
tentation de répondre instantanément à tous les courriels, messages texte, demandes
de réunion ou appels qui entrent. À l’inverse, laisser traîner un suivi, un
retour d’appel ou une tâche créera un sentiment d’angoisse ou de stress latent
qui réduira aussi notre niveau d’efficacité.
surinformation est la réduction de notre capacité à utiliser l’information adéquatement.
Cela veut aussi dire qu’une surabondance
de données à traiter par le cerveau humain altère notre capacité à prendre la
meilleure décision qui soit. Il semblerait qu’il y ait une relation directe entre
la quantité d’information à traiter et la qualité d’une décision, de la même
façon qu’il existe un point de saturation qui fait que chaque élément d’information
supplémentaire finira par réduire la qualité des décisions qui seront prises. En
plus de nous pousser à prendre de moins bonnes décisions, la surinformation provoque
parfois l’absence de décision ou d’actions qui nuiront à l’entreprise, à des
collègues, employés ou à la direction.
Comment s’en sortir dans ce cas? Comment faire
pour mieux maîtriser le torrent de tâches et de données qui s’accumulent et nous
poussent à accélérer la cadence?
- La
première étape est d’en prendre conscience. - Débranchons
notre cerveau quelques minutes chaque jour. Il faut se forcer à s’arrêter
quelques minutes chaque jour pour ralentir le rythme et rediriger le tir en évaluant
l’information à produire et à traiter. - Il
faut ensuite poser des limites dans notre façon de traiter l’information :
est-ce que tous les messages ont le même niveau de priorité? Suis-je obligé de
répondre sur le champ à tous les appels qui entrent dans une journée? Puis-je
reporter à des moments précis de la journée les retours d’appels et de
courriels? - Résistons
à l’envie de procrastiner. Remettre à plus tard pollue notre cerveau et ne
fait qu’aggraver notre stress, alors que pendant ce temps les multiples appareils continuent de générer toujours plus de données qui nous sont destinées. - Cessons
d’être en constante réactivité et agissons en nous concentrant sur les tâches
véritablement prioritaires. Prenons le temps de digérer l’information avant de
l’analyser et de la traiter. La multiplication des moyens de communication ou
des appareils technologiques provoquent la multiplication des tâches simultanées.
Soumis à un stress conscient notre cerveau prend des raccourcis : on
privilégie les mots-clefs aux paragraphes et on devient plus à l’aise avec un
document PowerPoint qu’avec un texte de deux ou trois paragraphes. Il vient
toujours un moment où on se rend compte qu’une partie de l’information a été
mal intégrée. Faire marche arrière pour traiter à nouveau une information est
tout sauf efficace. - Redevenons
accessibles. Les appareils technologiques captent tellement notre attention que
la plupart du temps, nous ne prenons même plus la peine de lever la tête pour
regarder une personne qui s’adresse à
nous pendant que nous sommes « scotchés » à l’écran de notre ordinateur. Nous
en venons même parfois à en vouloir à la personne qui ose venir nous déranger
au beau milieu d’une tâche.
En conclusion, de temps en temps, osons
déconnecter notre cerveau des outils qui clignotent, sonnent, et vibrent en
permanence autour de nous. Réapprenons à ne faire qu’une seule tâche à la fois.
Défaisons ce mythe du XXIe siècle qui nous fait croire que la
multiplication simultanée de tâches nous rendra plus efficace. Ne nous laissons plus déranger par tous ces
stimuli distrayants que sont nos fabuleux appareils et leurs fonctions « high-tech ».
