Le courriel, parce qu’il
est instantané et souvent moins codifié que son cousin le papier, est souvent négligé. Votre
négligence nuit peut-être plus à votre image que vous ne le croyez. Il est vrai
que la convivialité du courriel peut facilement nous faire oublier les règles
élémentaires de la communication professionnelle. Les messages sans objet, mal
formulés, sans signature électronique ou adressés à une multitude de destinataires,
pourraient agacer votre ou vos interlocuteurs, vous faire mal percevoir de vos
collègues ou collaborateurs ou encore être supprimés sans être lus.
Une communication réussie est
dirigée vers la bonne cible (votre ou vos interlocuteurs), elle utilise le
moyen approprié (dans ce cas, le courriel) avec un motif clair (objet de votre
communication), avec l’intention de créer une réaction favorable et de
provoquer une action en retour (une réponse). Lorsque nous communiquons par
écrit, nous nous retrouvons sous la loupe de nos interlocuteurs. Règle
générale, nos messages n’ont pas besoin d’être protocolaires; ils nécessitent
cependant un minimum de décorum. La façon dont nous communiquons reflète notre
niveau de professionnalisme. Certaines erreurs ont un impact direct sur notre
image.
Voici quelques erreurs à ne pas commettre pour éviter d’irriter et d’indisposer vos interlocuteurs et d’être cataloguée comme une
personne négligente ou discourtoise.
L’OBJET DU MESSAGE
L’objet du message a deux
fonctions : d’abord, il indique à votre interlocuteur la raison pour
laquelle vous communiquez avec lui. Votre but est d’être lu et, éventuellement,
de recevoir une réponse ou de provoquer une action en retour. Sans objet, votre
message risque d’être vu comme non important et non urgent ou pire encore, d’aller
directement à la poubelle sans être lu. Ensuite, il permet à la personne qui a
reçu le message de le repérer facilement lors d’une recherche grâce aux
mots-clefs utilisés. Le choix des mots-clefs est donc très important : non
seulement, il incitera ou pas votre destinataire à ouvrir et à lire votre
message, en plus d’être plus facilement repérable une fois le courriel archivé.
Règle numéro 1 : bien identifier son message en augmentera la valeur.
LA CIBLE DU MESSAGE :
@PAUL OU @PAUL ET MARIE?
Il arrive que certaines informations
doivent être envoyées à plusieurs personnes en même temps : la nétiquette
n’est pas à négliger dans ce cas. Ne nommez pas ou ne parlez pas d’un destinataire
qui n’est pas inclus dans votre envoi. Si tous vos destinataires ne se
connaissent pas, mettez leur adresse courriel en copie cachée. Ensuite,
assurez-vous que toutes les personnes à qui vous vous adressez doivent
absolument recevoir l’information que vous vous apprêtez à leur transmettre.
Certaines personnes ont la fâcheuse habitude d’inclure
la planète toute entière dans leurs envois courriel. Cette façon de faire est
non seulement irritante, mais elle peut aussi donner une très mauvaise image de
vous. Les personnes à qui vous vous adressez sont souvent dans la même
situation que vous : leur boîte de messagerie déborde. Recevoir un
courriel avec de l’information qui ne les concerne pas directement est plus
agaçant qu’autre chose. Certaines personnes ont aussi la fâcheuse manie de
mettre leur supérieur ou celui de leur interlocuteur en copie. Vous vous
desservez lorsque vous agissez ainsi : vous offusquez votre destinataire
qui se sent épié et vous passez pour une personne mesquine. À moins que ça ne
soit absolument nécessaire, c’est une pratique à éviter.
Règle numéro 2 : adressez vos
messages aux bonnes personnes, de la façon appropriée et résistez à l’envie de
faire de vos échanges courriel une publicité pour tous.
MESSAGES TÉLÉGRAPHIQUES
Un message courriel n’est pas un
message texte; il mérite donc d’être écrit à l’aide d’une phrase complète et de
façon claire. Être concis ne veut pas dire télégraphique. Certains messages
sont tellement courts qu’ils perdent leur valeur informative ou créent tout
simplement de la confusion. C’est très agaçant. Si vous êtes trop pressé par le
temps pour écrire un message digne de ce nom, attendez d’en avoir le temps. Si
vous manquez de temps, il y a de fortes chances que vos interlocuteurs n’en aient
pas plus que vous. Ils n’ont donc pas envie de se casser la tête à essayer de
déchiffrer les quelques mots que vous avez alignés à la hâte dans votre courriel,
pour au final être obligé de vous demander plus de précision.
Règle numéro 3 :
rédigez des messages clairs dès le départ. Cela vous évitera de perdre du temps
et d’en faire perdre à d’autres personnes.
SAVEZ-VOUS SALUER?
Dans un contexte professionnel, certaines
formulations sont à privilégier tandis que d’autres sont carrément à éviter. Même
si le courriel est moins protocolaire que la lettre officielle et même si vous
avez développé une certaine familiarité avec un collaborateur interne ou
externe, le contexte professionnel requiert une certaine retenue et un certain
décorum. Terminer un message courriel avec un « À plus », par exemple, n’est
pas de bon goût. Réservez cette formulation pour vos échanges personnels. De la
même façon, une formulation comme « (…) veuillez recevoir l’expression de
mes sentiments très distingués (…) » est trop protocolaire et est quelque peu
désuète. Saluez plutôt avec « Bien à vous », « Au plaisir »,
« Cordialement » ou « Salutations sincères ».
Règle numéro
4, bien saluer augmente votre capital de sympathie et votre valeur professionnelle.
ANTIDOTEZ-VOUS!
En contexte professionnel, nous
communiquons par écrit des centaines de fois par semaine. Il existe toutes
sortes de correcteurs orthographiques, dont le fameux logiciel Antidote. Écrire
sans fautes n’est pas seulement l’apanage des professionnels des communications
ou des gens de lettres; c’est une responsabilité professionnelle. Un message
qui atteint sa cible est un message bien formulé tant dans la forme que dans le
fond. Soigner ses écrits est aussi important que soigner son langage.
Règle
numéro 5 : dis-moi comment tu écris, je te dirai qui tu es.
SIGNEZ VOS COURRIELS
Certaines personnes négligent leur
signature électronique. Lorsque vous communiquez avec une personne, il se peut
que cette dernière veuille vous répondre de vive voix. En omettant vos
coordonnées téléphoniques ou lorsque vos informations professionnelles sont incomplètes,
vous limitez les échanges avec vos interlocuteurs.
Cela peut être très frustrant pour
votre interlocuteur, surtout si ce dernier a besoin de vous joindre dans l’immédiat
en utilisant un autre moyen que le courriel. Soit, il sera contraint de vous
demander vos coordonnées et d’attendre que vous lui répondiez, soit il devra
perdre un temps fou à effectuer des recherches pour tenter de trouver vos
coordonnées téléphoniques. D’autres personnes limitent l’inclusion de la signature
au premier envoi.
La signature disparait donc lors des
échanges subséquents. Cet usage est aussi très irritant. Il se peut qu’après plusieurs
échanges, votre interlocuteur choisisse de communiquer avec vous par téléphone
ou par la poste. En utilisant une telle règle, votre interlocuteur n’a plus vos
coordonnées sous la main. Vous l’obligez alors à revenir parfois assez
longuement en arrière dans vos échanges.
Règle numéro 6 : n’obligez pas
les gens à se creuser la tête pour tenter de vous localiser. Facilitez la vie
de vos interlocuteurs, ils ne seront que mieux disposés à votre égard.
